「クイックアクセスツールバー」のカスタマイズ
「クイックアクセスツールバー」に頻繁に使うコマンドを常に表示させれば、普段の作業が格段にスピードアップします。
コマンドの追加方法
上の画像のように、Excel画面の一番上に音楽プレーヤーの「早送り」のような三角形マークが下を向いているものがあります。
これをクリックすると、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」が開きます。
必要な項目をチェックすればコマンドが追加されますが、「その他のコマンド」でもっといろいろ選ぶことができますので、クリックしてみましょう。
上のような画面が出てきます。左側の追加したいコマンドを選び、真ん中の「追加」をクリックして右側に表示させます。
追加したいコマンド１０選
- 上書き保存
その名の通り、作った文書を上書きで保存します。どんな立派な文書を作っても、保存しなければすべて水の泡になってしまいます。 ワンクリックで「こまめに保存」できるように、「上書き保存」をクイックアクセスツールバーに表示させましょう。
- 名前を付けて保存
一番最初に保存する時は、この「名前を付けて保存」をクリックし、自分なりに名前（●●ＰＯＰとか●●計画など）を付けて保存します。 クリックすると、最初は「Ｂｏｏｋ１．ｘｌｓ」のような名前になっていますので、「Ｂｏｏｋ１」の部分を自分なりに変更します。 末尾の「．ｘｌｓとか．ｘｌｓｘ」は拡張子といって「エクセル文書ですよ！」ということをパソコンに示している部分なので、 これを変更してしまうとデータが開けなくなってしまいます。触らないようにしましょう。
- クイック印刷
メインのプリンターから１クリックで印刷できるコマンドなので大変便利です。ただし、会社のプリンターは経費節約のため「モノクロ」に 設定している可能性がありますので、その場合はクイックではない「印刷」コマンドから必要に応じて「カラー」等を選択してから印刷してください。
- 印刷プレビュー
「印刷プレビュー」は、実際に印刷したらどんな感じになるのかを表示してくれるので、かなり重要なコマンドです。 エクセルとはもともと「表計算」をするためのソフトなので、文書を作るなら「Ｗｏｒｄ」、 図やプレゼン資料を作るなら「ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ」を使え！という話になりますが、あれもこれも使い方を覚えていられないので、 全部エクセルでやってしまおうという私のような人間には「印刷プレビュー」が大事になります。
というのは、エクセルの通常画面で１ページにちょうど収まっているように見えても、実際プレビューでは大きくはみ出て２ページになっていたり、 逆にスカスカに空いてしまっていたりすることがあります。これは、エクセルは表計算をするためのソフトなので仕方のないことと割り切りましょう。 プレビューで確認しながら文書や図が１ページにピッタリ収まるように調整して下さい。
- 元に戻す
「間違った！」と思っても、元に戻せる便利なコマンドです。何手か手前まで記憶しているので、好きな所まで選んで戻せます。 「間違って消しちゃった！」という悲しい出来事が生じても、元の状態に戻せたりするのでかなり重宝します。絶対必要です。
- やり直し
「元に戻す」をやりすぎた場合にやり直すことができます。つまり、元に戻したのを元に戻す？のです。 ややこしいですが「先に進む」みたいな感じに思って下さい。あると便利なコマンドです。
- 図をファイルから挿入
ＰＯＰや販促物を作るときに、図や写真が保存してあれば、それをエクセルの画面に差し込むことができるコマンドです。
- カメラ
エクセルの画面にある文字や図・写真すべてを、選択した部分だけ写真のように切り出して貼り付けることができるコマンドです。 販促物等を作るときに重宝します。
- トリミング
図や写真、カメラコマンドで切り出したデータの余分な部分を削り取って、必要な部分だけを取り出すときに使用します。
- ワードアート
ＰＯＰやポスターなどで、かっこよくて大きな文字を使いたい時に使うコマンドです。 上手に使えば、読み手に伝わる書面を作ることができます。
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